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Una comunicazione efficiente all’interno dell’ufficio

Una comunicazione efficiente all’interno dell’ufficio

La Spezia - Ancor prima della comunicazione verso l’esterno, è molto importante curare quella all’interno dell’azienda: ecco alcune accortezze che si possono adottare per evitare inutili (e costosi) errori.

L’importanza di non trascurare la comunicazione in ufficio
Qualunque attività economica, nell’era della comunicazione, non può prescindere da una gestione accurata dei processi comunicativi quotidiani, tanto verso l’esterno quanto al suo interno. Se da una parte le relazioni pubbliche devono essere oggetto di una scrupolosa pianificazione, altrettanto, anche l’acquisto di
tutto il necessario per la comunicazione in azienda è imperativo per coordinare nel migliore dei modi il proprio team. Dal momento in cui, per lo sviluppo di un progetto, si vadano a coinvolgere diversi individui – ognuno con le sue competenze – è davvero inevitabile preoccuparsi di garantire un efficace flusso di informazioni tra i colleghi. Se ci fossero degli aspetti deficitari a questo proposito, infatti, sarebbe molto difficile portare a compimento le diverse attività con la necessaria tempestività, per evitare errori e ritardi nel raggiungimento degli obiettivi. D’altro canto, se tra collaboratori non si fosse al corrente degli sviluppi raggiunti dai propri colleghi, si correrebbe il rischio di accantonare erroneamente l’esecuzione di alcune mansioni e lasciare inevase delle incombenze magari vitali per concludere un progetto. A questo proposito, quindi, ci si potrebbe interrogare circa quali possano essere le migliori modalità per comunicare bene in azienda e, soprattutto, quali strumenti ci si debba poi procurare per facilitare questi processi vitali nel lavoro di squadra. Un quesito di questo tipo potrebbe essere di importanza capitale, a seconda della natura del proprio business, in un’epoca in cui la digitalizzazione ha pressoché rivoluzionato ogni processo lavorativo. Le soluzioni tecnologiche all’avanguardia, però, sono sempre quelle più indicate per ogni attività?

Soluzioni per la comunicazione: meglio digitali o tradizionali?
A prima vista, si potrebbe pensare che non sia possibile prescindere dall’uso di soluzioni digitali per sviluppare correttamente ogni tipo di business. Complice la popolarità pressoché assoluta di motori di ricerca, piattaforme social e dispositivi elettronici mobili con i quali è possibile lavorare virtualmente ovunque, si potrebbe affermare di no. Eppure, per quanto i computer, i tablet, gli smartphone, i servizi cloud, le piattaforme di messaggistica istantanea e le soluzioni social siano indubbiamente importanti e pressoché universalmente ritenuti indispensabili per lavorare, in alcuni casi, questi strumenti non sono sempre quelli più indicati. Ci sono esigenze comunicative dettate da contesti particolarmente complicati per le quali è invece meglio adottare un approccio di tipo tradizionale, così come alcune grandi aziende hanno deciso di fare. Un esempio su tutti è quello offerto dalla Ferrari, che per la comunicazione interna ha stabilito un limite nello scambio di e-mail, oltre il quale, secondo la dirigenza è meglio un confronto di persona per discutere di una questione. Per evitare incomprensioni, fraintendimenti, errori di valutazione e situazione equivoche: tutti aspetti che possono nuocere al corretto svolgimento del business. Ecco perché, talvolta, non bisogna avere il timore di sembrare arcaici e superati, scegliendo di discutere – magari durante una riunione con i propri colleghi – dell’andamento di un progetto. Ovviamente, pandemia permettendo e adottando tutti gli accorgimenti richiesti dalla stessa per operare in sicurezza.

Il materiale per comunicare in modo tradizionale in ufficio
Laddove le videoconferenze e le soluzioni di comunicazione digitale non rappresentassero la soluzione ad ogni problema comunicativa, l’acquisto di lavagne luminose a led, oppure, di lavagne con blocchi per scrivere, potrebbe rappresentare una scelta oculata per favorire una comunicazione efficace in azienda. Fissare alcuni punti fondamentali di un discorso, con parole chiave ben leggibili da tutti i partecipanti ad una riunione, potrebbe essere un ausilio importantissimo per evitare fraintendimenti tra colleghi. Largo quindi anche ai pennarelli e marker, o ancora, ai post-it: tutti questi prodotti, infatti, permettono di tenere traccia di ciò di cui si discute con gli altri, senza lasciare che le parole s’involino nell’eternità del nulla…

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